Una agenda que sabe que hay carretera entre dos citas.
Cuando alguien agenda una cita en la agenda de un comercial, el CRM pide el tiempo de trayecto en automóvil hasta la dirección de destino, le añade quince minutos de llegada, redondea a la media hora y bloquea esa reserva antes y después. La franja horaria insostenible no sale.
¿Por qué una agenda clásica deja agendar una cita imposible?
Porque una agenda clásica solo conoce casillas de horario: comprueba que una franja horaria está libre, nunca que se puede alcanzar. Dos citas separadas por ciento sesenta kilómetros y una hora de holgura le parecen perfectamente compatibles.
El verde que miente
La casilla está libre, así que está en verde, así que se hace clic. Nadie en la cadena tiene la información de distancia en el momento en que se toma la decisión.
Quien agenda no es quien conduce
La persona que está al teléfono no conoce la geografía de la ruta del comercial. Acepta lo que propone el prospecto, y es normal.
La factura se paga dos veces
Una cita cancelada la víspera cuesta la franja horaria perdida, y cuesta la confianza del prospecto que se había organizado.
¿Cómo se calcula el tiempo de trayecto?
El CRM consulta la API Google Routes en modo automóvil, en el servidor, y únicamente en el momento en que alguien abre la ventana de agendado de citas sobre un prospecto que tiene una dirección. Compara todas las ocupaciones de la agenda del anfitrión con esa dirección en una sola llamada de red.
En automóvil, y solo en automóvil
El modo de cálculo es el trayecto en automóvil. Es el desplazamiento real de un comercial en ruta, no un tiempo de transporte público ni una distancia en línea recta.
En el momento justo, no permanentemente
El cálculo se dispara al abrir la ventana de agendado de citas, y solo si el prospecto tiene una dirección utilizable. Abrir la agenda, cambiar de semana o actualizar no llama a nada.
Una sola petición para toda la semana
Las ocupaciones de la agenda del anfitrión salen juntas hacia un destino único. Una matriz, una llamada de red, y el resultado sirve para toda la cuadrícula mostrada.
Sin el tráfico, y se asume
El cálculo no integra el tráfico en tiempo real: ese nivel cuesta más caro y prohíbe cualquier almacenamiento en caché. Preferimos una duración estable, comparable de un día a otro, y un margen de llegada claro.
Nada inventado, nunca
Sin dirección utilizable, sin itinerario encontrado, una avería, una cuota agotada, una duración absurda más allá de veinticuatro horas: en todos esos casos no se muestra nada. No hay ningún «aproximadamente», ningún signo ~, ningún cero de complacencia.
Un resultado guardado treinta días
El mismo par de direcciones no se vuelve a pedir en cada apertura. El resultado se conserva treinta días, lo que hace la función utilizable todos los días sin que la factura se dispare.
¿Qué margen coloca el CRM alrededor de una cita?
El margen es el tiempo de trayecto, más quince minutos de llegada, redondeado a la media hora superior. Se coloca de forma simétrica, antes y después de la cita, y se calcula a partir de la distancia real en lugar de fijarse de antemano.
tiempo de trayecto + 15 min, redondeado a la media hora superior
Los quince minutos no son una precaución vaga: es el tiempo de estacionar, de encontrar el edificio y de subir. Es el mínimo incompresible entre el momento en que el automóvil se detiene y el momento en que empieza la conversación.
Lo que da en la práctica
| Tiempo de trayecto | Reserva colocada antes y después |
|---|---|
| 10 min | 30 min (10 + 15) ÷ 30 → 1 × 30 = 30 |
| 39 min | 1 h (39 + 15) ÷ 30 → 2 × 30 = 60 |
| 86 min | 2 h (86 + 15) ÷ 30 → 4 × 30 = 120 |
| 111 min | 2 h 30 (111 + 15) ÷ 30 → 5 × 30 = 150 |
| 181 min | 3 h 30 (181 + 15) ÷ 30 → 7 × 30 = 210 |
Los márgenes no se ajustan a mano: se deducen del trayecto medido. Lo que sí se ajusta son los horarios de trabajo, la duración de una franja horaria y la zona horaria, por persona y por organización.
Intente agendar una cita que el comercial no podrá cumplir
Ya hay una cita agendada el miércoles de 10 h a 11 h en Gland para empezar. Elija dónde se celebrará la siguiente y luego haga clic en una franja horaria. La cuadrícula recalcula la reserva, colorea las casillas y rechaza lo que no se sostiene, con la cifra que lo justifica.
La cuadrícula que rechaza una cita insostenible
Ya hay una cita agendada. Elija dónde se celebra la siguiente y luego haga clic en una franja horaria: el trayecto se convierte en una reserva, antes y después.
¿Dónde se celebra la próxima cita?
Cuatro trayectos medidos en automóvil, en condiciones reales, el 23 de agosto de 2026.
Flechas: día y hora. Intro: seleccionar la franja horaria.
- libre
- cita del CRM
- se solapa con la duración solicitada
- margen de trayecto
- fuera de horario o ya pasado
Esta franja horaria no se sostiene.
Tiempo de trayecto: 39 min de trayecto + 15 min de llegada desde «Cita ZenFit Studio»
Reserva colocada de 11:00 a 12:00, es decir 1 h antes y 1 h después de la cita.
Lo que calcula el CRM : El tiempo de trayecto se convierte en una reserva, colocada antes Y después de la cita que ya existe. Una franja horaria que la invada se rechaza, con la cifra que lo justifica.
39 min de trayecto + 15 min de llegada, redondeado a la media hora = 1 h bloqueada de cada lado.
(39 + 15) ÷ 30 = 1,8, redondeado al alza a 2, luego 2 × 30 = 60 min
Duraciones medidas en automóvil por la API Google Routes, sin tráfico. El cálculo se hace enteramente en el servidor, y solo al abrir la ventana de agendado de citas.
Los 15 min de llegada y el redondeo a 30 min están fijados en el producto.
Las cuatro duraciones propuestas son mediciones reales tomadas por la API de Google el 23 de agosto de 2026 en esos trayectos exactos.
¿El margen bloquea siempre la cita?
No, y la distinción es intencionada: cuando se conoce el tiempo de trayecto, el margen bloquea y hace falta un segundo gesto para pasar por encima. Cuando el desplazamiento es seguro pero su duración se desconoce, la casilla se señala en naranja y se puede seguir agendando.
Duración de trayecto conocida: bloquea
La franja horaria que cae dentro de la reserva produce un conflicto, exactamente como un solapamiento de horario. La ventana muestra la frase con la cifra, y un botón «Agendar de todos modos» que se convierte en «Solapamiento asumido» una vez pulsado. Sin ese segundo gesto, la cita no sale.
Duración desconocida: avisa
Cuando la ocupación exige manifiestamente un desplazamiento pero no se ha podido obtener ninguna duración, se pinta una hora en naranja pálido a cada lado. La casilla sigue disponible para agendar: se señala, no se impide, porque no se sabe.
Videoconferencia o teléfono: ningún margen
Una cita por videoconferencia o por teléfono no exige ningún desplazamiento, así que no se coloca ninguna reserva. La cuadrícula sigue completa y las franjas horarias se encadenan con normalidad.
El forzado solo vale para esa franja horaria concreta. Cambiar la hora, la duración o la persona que recibe la cita hace reaparecer el bloqueo.
¿Cómo es la ventana de agendado de citas?
Una cuadrícula semanal en la hora de la persona que recibirá la cita, con su zona horaria anunciada, la leyenda de los estados de franja horaria, la próxima franja horaria libre en un botón, y luego la dirección, la persona a la que va a ver y lo que el anfitrión debe saber antes de ir.
Captura de pantalla del CRM de Tekio en modo demostración, datos ficticios.
¿Quién puede ver la dirección de una cita?
Solo las personas autorizadas a verla. Cuando usted mira la agenda de un compañero, sus eventos personales quedan reducidos a «Ocupado» en el servidor: el título, la descripción, el lugar y los participantes se retiran antes incluso de llegar a su navegador.
El cálculo se queda en el servidor
El servidor recibe dos direcciones y solo devuelve un número de minutos. Nada en la página, nada en la pestaña de red, contiene la dirección de una cita que usted no tiene derecho a ver.
La caché no almacena direcciones
Los resultados se conservan en forma de huella del par de direcciones, nunca en claro. Un acceso a la base de datos no dejaría legible ninguna dirección.
El acceso compartido se da y se retira
Una agenda se comparte de forma nominativa o por rol, en simple lectura de las disponibilidades o con el derecho a agendar. Un acceso compartido retirado se anula y se conserva como rastro, no se borra.
La agenda externa sigue siendo externa
La conexión con una agenda personal se hace mediante una dirección privada de solo lectura, almacenada en el servidor y nunca enviada al navegador. Lo que vuelve de ahí es un intervalo ocupado, sin su contenido.
¿Qué pasa cuando la cita va a parar a otra persona?
El CRM separa dos roles que la mayoría de las herramientas confunden: quien contestó el teléfono y consiguió la cita, y quien irá a atenderla. El vínculo queda sellado en la base de datos, lo que hace la comisión indiscutible incluso meses después.
El contexto viaja con la cita
Lo que el anfitrión debe saber es un campo obligatorio cuando se agenda en la agenda de otra persona: la necesidad expresada, el presupuesto disponible mencionado, el punto de atención. La cita no empieza de cero.
Se declara qué se hace con el expediente
En el momento de agendar hay que elegir: ceder el expediente, o solo mostrarlo. Mientras no se declare, la cita no sale. Eso evita los expedientes de los que ya nadie sabe de quién son.
La cita se califica después
Una vez celebrada, el anfitrión dice lo que ocurrió: cerrada y firmada, por retomar, o sin continuidad. Mientras no se indique nada, la parte de quien la consiguió queda en espera.
La hora mostrada es la del anfitrión
La cuadrícula se muestra siempre en la zona horaria de la persona que recibe la cita, y esa zona horaria está escrita en pantalla. Un equipo repartido en varios países deja de agendar citas a la hora equivocada.
¿Qué no hace esta función?
Más vale decirlo de entrada, porque descubrirlo después de la firma sale más caro: estos son los cuatro límites conocidos del agendado de citas, y por qué están ahí.
El agendado de citas no propone una franja horaria alternativa
Hay un botón que salta a la próxima franja horaria libre de la semana mostrada, y una cuadrícula donde las casillas disponibles se distinguen de un vistazo. No hay ningún motor que recomponga una ruta óptima.
El cálculo del trayecto no integra el tráfico
La duración es una duración de trayecto estable, no una previsión de atasco. El margen de llegada de quince minutos está ahí para absorber lo corriente, no un accidente en la autopista.
Los márgenes no se ajustan a mano
Quince minutos de llegada y el redondeo a la media hora están fijados en el producto. Si su actividad exige otra regla, se cambia en el código de su instancia, no en una pantalla de ajustes.
La conexión de agenda pasa por una dirección privada
Hoy, una agenda externa se conecta por su dirección de calendario privada, en solo lectura. La conexión con un clic a una cuenta de Google no está implementada.